NF-e cancelada, denegada e inutilizada: as diferenças
Você consulta uma nota e a situação não vem como "autorizada". As três alternativas mais comuns são cancelada, denegada e inutilizada. Costumam ser tratadas como sinônimos, mas significam coisas bem diferentes, com consequências diferentes para quem emitiu e para quem recebeu a mercadoria.
As quatro situações possíveis
| Situação | O que significa | Mercadoria circulou? | Guardar o XML? |
|---|---|---|---|
| Autorizada | A nota foi validada pela SEFAZ e a operação é válida | Sim | Obrigatória |
| Cancelada | O emitente cancelou uma nota que havia sido autorizada | Não pode ter circulado | Obrigatória |
| Denegada | A SEFAZ recusou a nota por irregularidade cadastral das partes | Não | Obrigatória |
| Inutilizada | Faixa de numeração que ficou sem uso e foi formalmente descartada | Não existiu nota | Obrigatória (o arquivo de inutilização) |
NF-e cancelada
O cancelamento se aplica a uma nota que chegou a ser autorizada e que o emitente desfez em seguida. Duas condições valem em todo o país:
- A mercadoria não pode ter circulado. Se a carga saiu, o caminho não é cancelar: é emitir nota de devolução.
- Há prazo. A regra geral é 24 horas da autorização, mas cada estado disciplina o cancelamento extemporâneo à sua maneira, em geral com multa.
Recebeu mercadoria com DANFE de nota cancelada? Não aceite a entrega sem regularizar: a operação está, para o fisco, sem documento. Vale consultar a NF-e pela chave no portal da SEFAZ antes de dar entrada no estoque.
NF-e denegada
A denegação vem da SEFAZ, não do emitente. Ela acontece quando há irregularidade cadastral de uma das partes, inscrição estadual inapta, suspensa ou cancelada. O sistema recebe a nota, registra a chave e recusa a autorização.
O efeito colateral é que o número da nota fica consumido: não dá para cancelar (nunca foi autorizada) nem inutilizar (o número foi usado). A saída é resolver a pendência cadastral e emitir uma nova nota com o próximo número. Antes de fechar negócio com um fornecedor novo, uma consulta de CNPJ pela Receita Federal antecipa boa parte desses problemas.
Inutilização de numeração
A inutilização não trata de nota nenhuma: trata de números que nunca viraram nota. Se o sistema emissor pulou da nota 100 para a 105, aqueles quatro números ficaram vagos, e a SEFAZ precisa saber que o buraco tem explicação. O pedido de inutilização deve ser feito até o dia 10 do mês seguinte ao da lacuna.
O arquivo de inutilização também entra na obrigação de arquivo, confira por quanto tempo guardar o XML da NF-e.
E quando é só um erro de digitação?
Nem todo erro exige cancelar. A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) resolve informações que não afetam o valor nem as partes da operação: dados adicionais, descrição sem impacto fiscal, alguns campos de transporte. O que a CC-e não corrige é justamente o essencial, valores, alíquotas, CNPJ do destinatário e data de emissão. Nesses casos, o caminho é cancelar dentro do prazo ou emitir nota de devolução.
Conferindo antes de aceitar a nota
Duas checagens rápidas evitam a maior parte dos problemas. A primeira é o número em si: o validador de chave da NF-e confirma os 44 dígitos e mostra UF, modelo e data, se você quiser entender de onde saem essas informações, veja como a chave de acesso é montada. A segunda é a situação na SEFAZ, que só a consulta ao portal responde.
Com o XML autorizado em mãos, o resto é trivial: gere o DANFE pelo arquivo XML para conferir os itens, ou converta as notas em Excel para auditar um lote inteiro de uma vez. Para o panorama geral dos documentos, comece por o guia do DANFE.
Uma ressalva
Prazos de cancelamento e hipóteses de denegação variam conforme o regulamento do ICMS de cada estado. Este guia descreve a regra geral nacional; para a sua operação específica, confirme com seu contador.
Perguntas frequentes sobre NF-e cancelada e denegada
Qual o prazo para cancelar uma NF-e?
A regra geral é de 24 horas contadas da autorização, mas o prazo varia conforme a legislação de cada estado, algumas UFs admitem cancelamento extemporâneo com penalidade. A condição inegociável é que a mercadoria não pode ter circulado.
O que significa NF-e denegada?
Denegação é a recusa da SEFAZ em autorizar a nota por problema cadastral do emitente ou do destinatário, inscrição estadual inapta, suspensa ou cancelada. A nota recebe uma chave e fica registrada, mas nunca chega a ser válida para a operação.
Nota denegada pode ser cancelada?
Não. Cancelar só faz sentido para nota que chegou a ser autorizada. A denegada já nasce recusada; o número dela fica consumido e não pode ser reaproveitado nem inutilizado.
Quando devo inutilizar uma numeração?
Quando há um salto na sequência e aqueles números nunca virarão nota, falha no sistema emissor, por exemplo. A inutilização informa à SEFAZ que a faixa ficou vazia por um motivo legítimo, e deve ser feita até o dia 10 do mês seguinte.
Preciso guardar o XML de nota cancelada ou denegada?
Sim, pelos mesmos 5 anos das notas normais. O cancelamento e a denegação fazem parte do histórico fiscal e podem ser exigidos em fiscalização, junto com os eventos correspondentes.