DANFE e nota fiscal: qual é a diferença

Em uma frase: a NF-e é a nota fiscal em si e o DANFE é a sua versão impressa. A NF-e é um documento totalmente eletrônico, um arquivo XML autorizado pela SEFAZ, que tem valor fiscal. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é apenas a representação gráfica desse XML, usada para acompanhar a mercadoria e facilitar a leitura.

DANFE e nota fiscal são a mesma coisa?

Não. A nota fiscal é a NF-e, que existe como arquivo XML autorizado pela SEFAZ. O DANFE é apenas o papel que representa essa nota para acompanhar a mercadoria. Na prática as pessoas chamam o papel de "nota fiscal", e no dia a dia isso funciona, mas para o fisco os dois não se equivalem: o DANFE não substitui a nota fiscal.

A consequência prática aparece na hora de arquivar. Guardar a pilha de DANFEs e apagar os XMLs é o erro mais caro que existe nesse assunto, porque o papel não pode ser reconvertido em arquivo.

NF-e: o documento com valor fiscal

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55) existe como dado: o XML assinado e autorizado. É ele que comprova a operação, é ele que você deve guardar e é a partir dele que tudo o mais é gerado. Sem o XML, não há nota.

DANFE: a representação impressa

O DANFE é o "papel" da NF-e. Ele traz a chave de acesso de 44 dígitos, o código de barras e um resumo dos dados (emitente, destinatário, produtos, impostos, total). Serve para acompanhar a carga e para qualquer pessoa conferir a nota, mas não substitui o XML. Você pode gerar o DANFE pelo XML em segundos.

E a DANFCE, o DACTE e o MDF-e?

A mesma lógica vale para outros documentos: a NFC-e (cupom ao consumidor, modelo 65) tem como representação a DANFCE; o CT-e (transporte) tem o DACTE; o MDF-e tem o DAMDFE. Em todos os casos, o documento com valor é o XML e o "DA…" é o auxiliar. Veja os modelos de DANFE (55, 65, 57).

Perguntas frequentes

O DANFE substitui a nota fiscal?

Não. Ele acompanha a mercadoria e facilita a conferência, mas quem comprova a operação perante o fisco é o XML da NF-e. Sem o arquivo, para efeitos fiscais é como se você não tivesse o documento.

DANFE e NF-e são a mesma coisa?

Não. A NF-e é a nota (o arquivo XML autorizado). O DANFE é a representação impressa dessa nota.

O DANFE serve como nota fiscal?

O DANFE é documento auxiliar; o que vale fiscalmente é o XML. O DANFE acompanha a mercadoria e facilita a conferência.

O que devo guardar, o XML ou o DANFE?

Guarde sempre o XML: é o documento fiscal. O DANFE pode ser gerado de novo a qualquer momento a partir do XML. E guardar tem prazo: veja por quantos anos o XML precisa ser mantido.

Entenda também guia do DANFE ou volte para a página inicial de ferramentas para NF-e.